De eerste stap in de behandeling van een aanvraag is een toets of de aanvraag voldoet aan de formele voorwaarden. De Mondriaan Stichting kent een aantal kernvoorwaarden. Deze voorwaarden gaan niet over de inhoud en gelden in principe voor het gehele werkterrein van de Mondriaan Stichting:

• De Mondriaan Stichting ondersteunt niet meer dan 40% van de kosten van een project; 60% van de kosten moet dus door andere financiers worden gedragen. Een project dat op een breed maatschappelijk draagvlak kan rekenen zal immers eerder succesvol zijn. De Mondriaan Stichting vindt het belangrijk dat zij niet als enige financier optreedt, maar dat ook een of meer partijen zich aan het project verbinden.
• De totale kosten van een project bedragen minimaal € 25.000. De Mondriaan Stichting ondersteunt als landelijk fonds alleen projecten met een (inter)nationale betekenis of voorbeeldwerking. Om de verschillende verantwoordelijkheden tussen de Mondriaan Stichting en gemeentelijke en provinciale overheden tot uitdrukking te brengen en versnippering van rijksmiddelen te voorkomen is een ondergrens  ingesteld. Projecten waarvan de totale kosten minder dan € 25.000 bedragen komen niet in aanmerking voor ondersteuning. Projecten met een landelijke uitstraling en van voldoende kwaliteit zijn zeer kostbaar; de ondergrens vormt voor de ondersteuning van deze projecten geen belemmering. De ondergrens van  €25.000 geldt sinds 1997 en is niet meer verhoogd. De gemiddelde projectkosten zijn sindsdien echter verveelvoudigd. In overeenstemming met de sterk gestegen kosten van projecten overweegt de Mondriaan Stichting vanaf 2009 de ondergrens te verhogen.
• Aanvragen kunnen worden ingediend door rechtspersonen, zoals nationale en internationale instellingen, overheden en bedrijven. Zij behoren tot de doelgroep van de Mondriaan Stichting, die zich concentreert op afnemers en intermediairs zoals presentatie-instellingen, archieven en uitgeverijen. Natuurlijke personen, zoals kunstenaars, kunnen niet bij de Mondriaan Stichting terecht.